Office Delve 初窥 – What is Office Delve?

在此鸣谢 Ted 对于资料的协助/整理。

1 什么是Delve

Office Delve (codename Oslo) 是由微软于2014年7月发布的Office 365的最新成员,它为Office 365用户提供了方便的搜索和邮件、会议、联系人、社交网络等管理功能,并通过用户的行为以及与内容、主题和联系人的关系生成一组分析结果。Delve在具体的实现中,应用了机器学习和人工智能技术,我们可以把它当做一个整合了Office 365各类数据信息源的商务智能搜索工具。同时,Office Delve也是第一款采用Office Graph技术的产品(Delve 背后的大脑就是 Office Graph,当我们通过Office 365工作时,Office Graph在后台会收集和分析用户发送的信息)。在2015年4月,微软为Office 365的订阅用户发布了移动版本(iPhone and Android)的Office Delve,目前还没有本地版本Office Delve的消息

2 Office Delve的作用

Office Delve可以帮助我们在Office 365的范围内发现我们可能感兴趣的内容。我们不必再像以前一样需要记住某个文档的存放路径或者文件名,同时,也不必关注文档存放的物理位置,无论我们将数据存放在SharePoint中,还是保存在OneDrive、Yammer、邮件或Office 365 Video中,Delve都可以进行搜索和显示。除了文件的内容,Delve还允许我们去查询Office 365用户的个人资料,这些资料就类似于电子名片,可以方便联系人的查找。
Delve不会更改现有文档的任何权限,因此我们只能看到自己有权限访问的文档,其他用户无法看到我们的私人文档。当Office 365域内的用户彼此查看、编辑或共享文档时,Office Delve会学习我们的工作方式,并在每个人的“开始”页面得到体现,每位用户在“开始”页面所看见的内容都是不同的。
所以,当我们的Office 365用户之间协同工作的次数越多,相互查看、编辑和共享对方文档的频率越高,Delve所体现的价值就越大

3 Office Delve 的使用方式

Office 365 企业版(E1、E3 和 E4)、Office 365 教育版(E1、E3 和 E4)、Office 365 政府版(E1、E3 和 E4),以及 Office 365 商业基本版和 Office 365 商业高级版支持Delve。同时,需要注意的是,Office 365必须首先激活 SharePoint Online服务并为用户分配SharePoint Online许可证后,才能使Delve被正常应用。另外,如果我们使用的是Office 365 SharePoint Online 独立服务(SharePoint Online Plan 1或 SharePoint Online Plan 2),则在 SharePoint管理中心中可以看到Office Graph的相关设置,但是,用户不能在应用启动器中看到Delve,因为Delve目前不支持独立服务

在首次登录Office 365后,我们就可以在主页面中找到它,这不需要任何的额外配置。

Office_Delve_Logo

O365_Home

下图是微软官方给出的一个界面示例。

MS_Delve_CHS_Helper

  • 针对于End User
    需要注意的是,在Office 365的范围内,任何有权访问Office 365文档的Delve用户都可以在Delve面板中查看我们的文档,即使我们自己没有Delve。不过,我们可以通过将“共享活动”配置更改为“不共享”,来禁止其他用户通过Delve查看自己的共享文档。不过,当我们禁用“共享活动”后,我们也同样不能使用Delve查看其他人的文档。此外,如果在Office 365中设置了Skype for Business Online,Office 365的用户就可以通过Delve直接启用对话了。而针对OneDrive数据源,除了“私人文档”外的任何与他人共享的文件夹,都可以通过Delve与其他Office 365用户进行共享。

    MS_Delve_OneDrive_CHS_Helper

    我们也可以向SharePoint站点上传我们的文档,而任何有权访问这个站点的用户都可以通过Delve查看对应内容。对于用户上传到Delve所支持的数据源的文件,上载的文档可能要经过一段时间后才能显示在 Delve 中。
    此外,需要注意,我们需要确保所上传的内容类型受到Delve的支持。目前可以显示的类型包括PDF、Word、Excel和PowerPoint文件,以及上传到Office 365 Video中的视频

  • 针对于Administrator
    用户上传的新文档,可能需要24小时以上才能被Delve显示。此外,Delve会优先考虑在过去三个月内修改或查看的内容。
    SharePoint Online和OneDrive for Business是Delve内容的最主要来源。而针对Office 365联系人的索引和分析,则通过Office 365的相关用户配置信息来确定各个用户之间的密切程度。而这些配置信息的来源是Windows Azure Active Directory及SharePoint Online的用户配置信息。Windows Azure Active Directory中的用户信息会每隔24小时添加到 SharePoint Online 用户配置信息中。

4 Office Graph 后台

Office Delve基于Office Graph进行数据的保存,Office Graph为Delve提供后台技术的支撑。我们可以通过微软Office 365 Rest API对相关数据进行访问。

Office_graph_search_aspecpt

Office Graph 将有关 Office 365 实体的数据和这些实体之间的关系以节点和边缘的形式存储在图表索引中。 例如,用户和文档即为企业实体(节点)。 共享和修改则为关系(边缘)。为了连接和完善来自 Office 365 工作负载(如 Exchange Online 和 SharePoint Online)的数据,Office Graph 在后台使用高级分析和机器学习技术。

为了在不同上下文中显示最相关的内容,如在Delve中,Office Graph使用两步式分析。

首先,它计算 Office Graph 中的哪些用户与当前上下文的关系最密切。其次,它检索与这些用户关联且关系最密切的内容。由于时间关系,我们没有进一步分析Office Graph的后台数据结构。不过我们可以从这里获取相关Rest API和使用GQL进行数据查询的更多信息。

5 Office Delve对于第三方应用的影响

Office Delve目前只有Office 365版本提供访问,没有提供本地版本,其搜索数据的相关存储方式都是基于Office Graph,而Office Delve作为独立于文档存储结构的独立应用,并不与其他应用存在耦合关系,其后台数据非常相似于以往的搜索功能所用的索引和附加的机器分析数据,并且这些数据是独立于已有数据存储的。同时,Delve不会更改任何权限,因此不会涉及到相关数据源的元数据的改动。综上,我们不必担心Delve会针对已有应用程序的备份、还原等功能产生影响。

综上来看,Office Delve 作为微软云优先战略的产物,主要目的在于整合Office 365云端不同应用平台的数据源信息,为用户提供一个统一、友好、智能、可以有效提高工作效率的商业级搜索和内容推荐平台。同时,本地版本的SharePoint(2013及2016)也可以与Office 365平台共同构建混合模式(配置过程可参考下方附件,其中并不会涉及到Delve的特别配置)的企业平台,并作为Delve的另一重要数据源(以Cloud Experience特性来提供),不过,综合明年第二季度发布的SharePoint 2016和Office 2016的发布计划(Office 365产品路线图)来看,Office Delve推出本地版本的可能性不大。

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